INLEIDING

 

Bij verschil over het salaris in civiele zaken geschiedt de begroting van het berekende salaris door de Raad van Toezicht.

Dit is kort weergegeven de bepaling van art. 32 van de Wet Tarieven in Burgerlijke Zaken, waarin de bevoegdheid van de Raad van Toezicht is neergelegd. Om tot een zo uniform mogelijke beoordeling van de regelmatig binnenkomende verzoeken tot begroting van een declaratiestaat te komen, acht de Raad van Toezicht het wenselijk een richtlijn vast te stellen, opdat eenieder, die zijn/haar declaratie, bij gebleken geschil met de cliënt, door de Raad begroot wenst te zien bekend is met de beoordelingsnormen.

Met betrekking tot de vraag welke procedure (begrotingsprocedure dan wel een vordering bij de gewone rechter) gevolgd moet worden om een onwillige debiteur te dwingen tot betaling van de openstaande declaratie, zie : Vademecum Advocatuur Wet & Regelgeving, hoofdstuk Tarieven, onderdeel inning en begroting van declaratie.

 

Daarnaast bestaat de mogelijkheid om een geschil over de hoogte en/of de incasso van een of meer aan de cliënt gezonden declaraties voor te leggen aan de Geschillencommissie Advocatuur, mits deze declaraties betrekking hebben op werkzaamheden die op of na 1 juni 1999 zijn verricht. Verwezen wordt naar Vademecum Advocatuur Wet & Regelgeving, hoofdstuk Geschillencommissie Advocatuur. De toepasselijkheid van de geschillenregeling dient schriftelijk door advocaat en cliënt te worden overeengekomen. Dat kan bij de aanvang van de zaak, maar kan ook nog achteraf bij akte van compromis als reeds een geschil is ontstaan.

 

De Raad van Toezicht is slechts bevoegd is om te begroten in civiele zaken en dat ook nog alleen als uitsluitend de hoogte van de declaratie wordt betwist (uren x tarief). Indien in de begrotingsprocedure blijkt dat de cliënt (ook) om andere redenen de declaratie niet betaalt (bijvoorbeeld omdat hij de opdracht betwist, stelt in aanmerking te hebben kunnen komen voor gefinancierde rechtshulp of omdat hij van mening is dat de advocaat wanprestatie heeft gepleegd) dient de Raad van Toezicht zich onbevoegd te verklaren, voor zover het deze rechtsvragen betreft en de advocaat naar de gewone rechter te verwijzen.

Anderzijds zal de Rechtbank zich onbevoegd dienen te verklaren, indien de vordering door de advocaat bij de gewone rechter aanhangig wordt gemaakt en een verweer wordt gevoerd dat uitsluitend de hoogte van de declaratie betreft.

 

De Geschillencommissie is evenwel bevoegd om alle geschillen tussen cliënt en advocaat te beslissen, die de totstandkoming en/ of de uitvoering van een opdracht aan de advocaat betreffen, inclusief schadevorderingen tot thans € 10.000,-- (peil 2003) en de hoogte en/of incasso van declaraties. Ter voorkoming van een onbevoegdverklaring en verwijzing met alle complicaties en extra-kosten van dien is het dan ook in veel gevallen aan te bevelen om, ook indien in een eerder stadium geen schriftelijke overeenkomst werd gesloten waarbij de toepasselijkheid van de geschillenregeling werd overeengekomen, het geschil alsnog bij akte van compromis aan de Geschillencommissie voor te leggen. De Raad van Toezicht zal in voorkomende gevallen hierop attenderen.

 

Overigens zal de Raad van Toezicht zich onbevoegd verklaren om kennis te nemen van een begrotingsverzoek, indien blijkt van een schriftelijke overeenkomst, waarbij de toepasselijkheid van de Geschillenregeling Advocatuur werd overeengekomen.

 

 

WAT BEOORDEELT DE RAAD VAN TOEZICHT

 

Indien een cliënt bezwaar maakt tegen de declaratie van de advocaat, zal het bepaalde in regel 25 van de gedragsregels voor advocaten 1992 strikt in acht dienen te worden genomen, evenals uiteraard het bepaalde in art. 30 Wet Tarieven in Burgerlijke Zaken. (Gedragsregel 25 lid 1 “Bij het vaststellen van zijn declaratie behoort de advocaat een – alle omstandigheden in aanmerking genomen – redelijk salaris in rekening te brengen” en  artikel 30 Wet Tarieven in Burgerlijke Zaken “Voor werkzaamheden, niet in het vorige artikel vermeld, berekenen de advocaten het hun verschuldigde salaris, naar mate van het belang en de moeilijkheid der zaken, mitsgaders van den tijd, welke daaraan besteed heeft moeten worden”).

 

Sinds afschaffing van het calculatieschema voor advocatendeclaraties per 1 januari 1997 zijn advocaten vrij om met cliënten afspraken te maken over het honorarium/uurtarief en de wijze van declareren, e.e.a.  met in achtneming van het vorenstaande.

Het verdient te allen tijde aanbeveling de afspraken schriftelijk vast te leggen.

 

Is een vast honorarium overeengekomen dan wordt door de Raad van Toezicht slechts zeer marginaal getoetst.

 

Is een vast uurtarief overeengekomen zal de Raad van Toezicht daar alleen van afwijken in apert onredelijke gevallen.

 

Is er geen vast uurtarief overeengekomen dan zal de Raad van Toezicht het door de advocaat gehanteerde uurtarief op redelijkheid toetsen, waarbij o.a. een rol spelen het belang van de zaak, de financiële positie van de cliënt, de aanwezigheid van specialistische kennis bij de advocaat en de waarde die de dienst van de advocaat voor de cliënt heeft gehad.

 

De advocaat dient zijn declaratie te specificeren, in die zin, dat duidelijk is, op welk dag de werkzaamheden zijn verricht en welke werkzaamheden zijn verricht, met vermelding van die tijd, die aan de betreffende werkzaamheden zijn besteed. 

Bij verschil van mening tussen cliënt en advocaat over de voor een bepaalde werkzaamheid bestede tijd wordt in beginsel uitgegaan van de juistheid van de opgave van de advocaat met dien verstande overigens dat ook de redelijkheid van de door de advocaat opgegeven tijd wordt beoordeeld.

 

Tevens dient een gespecificeerde melding te worden gemaakt van de belaste en onbelaste verschotten. Voorts moet uit de staat blijken, welke advocaat de werkzaamheden heeft verricht en in welk jaar de advocaat is beëdigd.

 

 

WAT BEOORDEELT DE RAAD VAN TOEZICHT ONDER MEER NIET

 

De Raad van Toezicht oordeel niet over de kwaliteit van de verrichte werkzaamheden.

 

Evenmin wordt een oordeel gegeven over het al dan niet bereikte resultaat.

 

Over de verjaring van een declaratie geeft de Raad geen oordeel.

 

De Raad oordeelt niet over het verschuldigd zijn van renten.

 

 

NOG ENKELE AANDACHTSPUNTEN

 

Werkzaamheden verricht door de secretaresse kunnen niet worden gedeclareerd (o.a. het doorgeven van rolberichten en het doorfaxen van stukken).

Correspondentie met de Raad voor Rechtsbijstand over het verkrijgen van een toevoeging kan niet worden gedeclareerd.

Correspondentie over het innen van de declaratie kan niet worden gedeclareerd.

 

Telefoongesprekken en conferenties kunnen in hun algemeenheid alleen worden gedeclareerd indien daarvan blijkt uit telefoonnotities danwel uit andere stukken in het dossier dan de door de advocaat overgelegde urenspecificaties.

De tijd gemoeid met het bestuderen van literatuur en jurisprudentie  kan in het algemeen niet worden gedeclareerd, tenzij de ingewikkeldheid van de juridische problematiek tot een ander oordeel leidt.

Interne conferenties met of second opinions van kantoorgenoten kunnen in het algemeen niet worden gedeclareerd, tenzij anders met de cliënt overeengekomen.

 

Het opstellen van de declaratie kan niet worden gedeclareerd.

De patroon kan geen werkzaamheden, verricht door zijn stagiaire, declareren als had hij ze zelf verricht.

Reistijd dient in beginsel te worden gedeclareerd tegen 70% van het gehanteerde uurtarief.

In het algemeen wordt maximaal 6% van het honorarium voor kantoorkosten als redelijk beschouwd.

 

 

PROCEDURE

 

Een begrotingsverzoek dient bij de  Raad van Toezicht te worden ingediend. Tegelijkertijd dient de advocaat een afschrift van het begrotingsverzoek, alsmede de declaratie en de daarbij behorende specificatie aangetekend aan de cliënt toe te sturen, met het verzoek binnen vier weken na de dagtekening der verzending te reageren en bezwaren tegen de declaratie en/of urenspecificatie in te dienen bij de Raad van Toezicht der Orde van Advocaten.

 

Indien de cliënt niet binnen de gestelde termijn heeft gereageerd, stuurt de advocaat het complete dossier naar de Raad van Toezicht; bij dit dossier dient een kopie van de aangetekende brief, waarin om reactie verzocht werd, aanwezig te zijn.

 

Indien de cliënt binnen de gestelde termijn reageert bij de Raad van Toezicht, zendt de adjunct-secretaris afschrift van het schrijven van cliënt ter kennisneming aan de advocaat. Slechts indien de Raad van Toezicht daar behoefte aan heeft, wordt de advocaat in de gelegenheid gesteld om op de bezwaren van de cliënt te reageren. Er is binnen deze procedure in beginsel geen plaats voor re- en dupliek.  

 

Het dossier dient behoorlijk geordend en in chronologische volgorde – in overeenstemming met de bijbehorende urenspecificaties – te worden aangeleverd.

 

 

De Raad van Toezicht zal niet tot begroting overgaan, als de hiervóór vermelde procedure niet is gevolgd.

 

Het Bureau van de Orde wordt belast met de voorbereiding van de begroting en is bevoegd bij  beide partijen zonodig aanvullende informaties in te winnen.

 

De beslissing van de Raad van Toezicht wordt op schrift gesteld en door de Deken en de secretaris van de Raad van Toezicht ondertekend en vervolgens aan de cliënt en de advocaat toegezonden, met retournering van het dossier aan de advocaat.

 

De advocaat dient administratiekosten aan de Raad van Toezicht te voldoen, welke administratiekosten gelijk zijn aan het laagste tarief dat door een advocaat dient te worden voldaan indien door hem een incassoprocedure bij de Geschillencommissie Advocatuur aanhangig zou zijn gemaakt.

 

Vastgesteld door de Raad van Toezicht van de Orde van Advocaten in het Arrondissement Maastricht ,  12 september 2003.